Sí vive! porque hoy en día, lo creamos o no, con el mundo hiperconectado, la alta competencia que tenemos, y demasiado sobrecargado de responsabilidades, o te gestionas o mueres, y lo peor, te puedes perder lo mejor de tu vida, de tus hijos, de tu salud.
Por eso en este post voy a hablaros de cómo me organizo yo, padre de dos niños maravillosos, pero niños al fin y al cabo, con un trabajo apasionante, una familia, una casa, y un montón de responsabilidades.
No es una entrada que quiera que te tomes como un dogma, sino simplemente un montón de años de experiencia, acumulados en una carrera universitaria, no pocas empresas, y montones de proyectos.
Origen
Pues os voy a ser sincero, tampoco era la persona más ordenada del mundo, para que vamos a engañarnos. En el instituto y en la carrera, pues ya sabes, estudiar el día de antes, y como mucho llevar al día todo lo que se podía.
Tuve compañeros que sí que es verdad que llenaban hojas y hojas de agendas, con las cosas que tenían que hacer, mientras que yo me organizaba con mi sencilla carpeta clasificadora, en la que eso sí, cuidaba cada día de poner en orden y repasaba el fin de semana.
Ahí es quizá donde mi mente empezó a darse cuenta, que había que hacer una pausa cada X tiempo, el que tu decidas, pero que ese momento es solo para ordenarte mentalmente, y vaciar tu cerebro de esas tareas que no te aportan.
Universidad
Como digo, no fui muy ordenado nunca, pero el primer año de universidad me puso en mi sitio rápidamente. Me las dieron todas en el mismo sitio, clases, mañana y tarde, prácticas, exámenes, etc. Conclusión: muy bajo rendimiento y poca productividad, nivel de estrés por las nubes, desesperación, desanimo, etc.
Algo tenía que hacer, pero con apenas 18 años ¿Qué quieres? suficiente que llegaba a tiempo a clase.
Pero en los primeros años, y luego hasta que acabé, me enseñaron sobre todo a sobrellevar una carga tremenda, no menos de 10 o 15 asignaturas, talleres, prácticas, trabajos, y claro, eres joven y hay que salir y disfrutar, e incluso me animé a trabajar mientras estudiaba.
Para poder superar esa carga inicial, me basé en 2 conceptos claros:
1. Mirar temporalmente a lo lejos (Trimestres) con objetivos claros (Exámenes) y decisiones claras para acometerlos (presentarse a todo era una locura), priorizar.
2. Una vez he decidido lo que quería hacer, era cuestión de organizarse y marcar 3 puntos claves:
a. Ratos muertos, clases que te saltas etc. No las desperdicies, si estaba cansado dormía, si necesitaba repasar a la biblioteca, si estaba leyendo un libro apasionante, lo hacía, pero no desperdiciaba el tiempo.
b. Era concienzudo y práctico. Si decía que eran 6 asignaturas las que me sacaba, a por ellas! Las demás no es que no las mirara, iba a clase y eso, pero mis objetivos eran claros, no generaba desperdicios futuros.
c. Repaso diario, semanal y mensual. Es lo más importante. Debía ajustarme a lo marcado, pero si no lo repasas, pierdes el rumbo. Debes estar atento siempre, porque ese repaso, es algo que te lleva muy poco tiempo para revisar un apunte que se te olvidó y tienes que pedir, una práctica que debías entregar, o un examen que debes preparar en alguna tutoría.
Nivel Profesional
Cuando llegas al trabajo, ah amigo! eso sí que es sufrir, ahí si que te las vas a llevar todas en el mismo sitio.
Los comienzos siempre son difíciles, y aunque creas que vas preparado, quieres y necesitas demostrar. Y eso te lleva a un nivel de estrés, que quizá con la edad mejoras, pero en esos primeros años es tremendo. No te das cuenta que en ese momento no puedes igualar años de experiencia de gente y compañeros tuyos.
Para esos años, me gusta mucho el libro de Isra García: Ultraproductividad: Trabajar menos, producir más, vivir mejor.
Destacaría sobre todo los trucos que Isra nos da para por ejemplo saber decir NO, para "desconectar" (rrss, mail, móvil, etc) y saber concentrarte.
Los primeros años de trabajo sobre todo es para que te formes, para que moldees tu carrera profesional (no significa que luego no puedas cambiarla, yo lo he hecho no pocas veces).
Cuando avanzas en tu carrera profesional, normalmente la personal suele crecer también, novia, novio, perro, gato, coche, casa, responsabilidades al fin y al cabo, sin contar que igual todavía no te han llegado los niños ;), o sí.
En esos momentos, ya no tienes tareas únicas, ya te empiezan a dar responsabilidad, dentro y fuera del trabajo. Dentro, pues empiezas con la multitarea, los multiproyectos y la cabeza en mil sitios. En mi caso tuve 2 puntos de apoyo:
1. Una herramienta de TODO List. Ahora hay miles, elije la que mejor se adapte a tus necesidades, pero apunta todo lo que tengas que hacer, porque sino, lo olvidarás.
Alguna que me ha resultado útil a mi es Microsoft TODO. No es que sea un fan de los chicos de Redmond y me atraigan especialmente, pero tengo que reconocer que su paquete ofimático es inmejorable.
Si a eso le sumas un buen gestor de correo, lo tienes dominado.
2. Pomodoro. Esta técnica es increíblemente útil para esos momentos en los que te entran las notificaciones de mil sitios, te interrumpen cientos de veces más, y tienes mil cosas más que hacer. Si la aplicas bien, no solo terminarás tareas completas, sino que empezarás a tener el control de estas.
Puede que la vida te lleve más allá, tengas críos, el trabajo se complique, te saquen de tu zona de confort, te despidan y tengas que reinventarte, te caigas y tengas que levantarte, no una sino mil veces. Ahí te quiero ver!
Pues sí, es cuando necesitas ayuda de verdad, pero resulta que el sol sale todos los días, y uno de esos días, es cuando te decides y cambias.
¡Cómo? me dirás, pues yo tuve que leer varios libros, y asistir a no pocos seminarios, escuchar a no pocos sabios, y al final lo que os puedo dejar y espero que os ayude:
- Aprende a decir NO. Ya os lo comenté anteriormente con el libro de Isra García, ni podemos llegar a todo ni nos pueden exigir hacerlo, solo tenemos 2 manos, hoy mañana y pasado.
- Reserva tareas completas de trabajo, bien en pomodoros o como quieras, pero estar concentrado en ese momento es lo que te permite terminar tareas y no dejarlas a medias.
- No te líes con las herramientas, yo uso OneNote, Outlook y Calendar, y ya! Me sobra todo lo demás.
- Como diría Francisco Rábano (LinkedIn), mantén una lista de tareas ordenadas, repásala y límpiala.
- Aprende antes de lanzarte, no quieras correr antes de andar, te evitará dar muchas vueltas innecesarias. ¿Haces una tarta sin receta? normalmente no, el mero hecho de tenerlo apuntado y aprender de otro, libera tu cerebro de estresarse con algo que ya tiene escrito por otro que sabe el resultado.
- Sé meticuloso con tu orden, contigo mismo, sí contigo mismo, si tu estás sano, pensarás mejor, así que empieza por ti mismo, ya habrá tiempo para los demás.
- No tengas miedo de reconocer tus limitaciones, y solicitar ayuda, estudia, lee, compra material, asiste a seminarios y cursos, lo agradecerás.
pero no fue hasta que llegué a una entrevista, en la que por cierto me rechazaron, pero yo siempre procuro sacar lo positivo de todo, ya sea un rechazo, un despido, lo que sea, pues en ese caso, me recomendó el método GTD. Ni idea le dije a esa persona, pero nunca de dejo de dudar de todo, y seguir aprendiendo, es otro nivel más, y ya os puedo asegurar que sí, Organízate con eficacia de David Allen, me parece de las mejores obras que puedas conseguir:
Te aconsejo que lo compres porque son de esos libros que gustan tener.
Resumen
Al fina nuestro cerebro desde que somos seres humanos, está preparado para saber actuar en miles de situaciones, pero no significa que lo saturemos. Lo importante es saber liberar esa carga, y para eso, las listas, las notas, y el repaso periódico de las mismas, hará que te liberes.
¿Lo demás? Como dice David Allen, todo el mundo sin darse cuenta aplica una planificación natural:
- Principios
- Visualizar el resultado
- Lluvia de ideas
- Ordenación
- Tareas
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